简述我国目前企业合同管理之现状及对策

郭俊然 平顶山市城市信用社


西方谚语说：“财富的一半来自合同”。随着我国加入WTO，社会主义法治建设的逐步推进，企业依法经营决策问题必将更加突出地显现出来。合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。经营活动是风险与利益共存的活动，利益越大，风险也越大。企业在日常的经济交往中极易陷入不法分子设置的合同陷阱中，企业就可能因此蒙受巨大的经济损失。因而企业合同管理是企业管理的重要内容，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求。

一、我国企业在合同管理上存在的问题。
合同法制观念淡薄，风险意识差。
一些企业签订合同时普遍缺少对对方资信的调查了解，没有审查对方的法人营业执照或自然人身份证、法人授权委托书。更有一些企业没有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丢失或仅保存一些复印件，一旦自己的合法权益被损害便无法主张自己的权利。另外对销售人员的相关授权不明也是容易引发纠纷的原因之一。有的企业没有明确的销售人员授权制度，有的单位超过应有的权利范围对外签订合同，有的一般员工未经授权也对外签订合同。由于司法实务中对证据认定规则以及民事责任归属确认都有较明确规定，而这些规定，对这些未经授权人员所订立的合同所致的结果，往往对企业不利。
合同文本不规范、条款过于简单、模糊。
一些合同简单地以“协议书”、“意向书”等命名，根据我国现行法律规定它们的意思是不同的，所表达的法律效力也有别。此外一些合同的条款过于简单，或仅约定几条意见或简单地归结为一小段话。再者，合同条款约定的意思不明确、不具体。例如：合同约定按需供货，以合同法解决争议，由违约者承担违约责任等。合同的成立虽然从理论上而言仅有主体和标的就可以成立，但是标的的数量如果不明确很容易产生纠纷。像“以合同法解决合同争议，由违约者承担违约责任”这样的条款等于没有约定，不由合同法解决合同争议，由违约者承担违约责任，难道要有刑法解决合同争议，由守约者承担违约责任吗？合同法规定了协商、调解、仲裁和起诉四种合同争议的解决方法，应尽量明确是那一种方法。同时当事人对于违约责任可以约定定金罚则、违约金、赔偿损失等。
另外，有的合同约定合同签订地点为平顶山市。平顶山有四个市辖区到底是那一个区？很不明确。根据《民事诉讼法》规定：合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖。同时《合同法》又规定：合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。因此，合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院，否则则是无效约定。
合同的主体资格问题。
根据我国的《合同法》、《民法通则》等法律法规和司法解释的规定，法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格，同时作为法人职能科室是无权对外签订合同的。现实中一些企业的什么供应站、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同。更有一些企业的销售人员直接代表法人对外签订合同，既无法人授权委托书，又无身份证明，一旦发生纠纷责任很难明确。
合同的效力问题。
在此必须明确一个问题，合同的生效不同于合同成立。一般情况下当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。有些合同约定自双方签字盖章之日起生效，但是合同上面仅有签字或盖章。殊不知签字盖章的意思是法定代表人或其授权委托的人签字加单位公章。还有一些合同没有明确合同的履行期限，这就给合同安全埋下了隐患。

二、防范和化解合同风险对策。
在签订合同时应注意的事项。
　　关于签订合同的主体。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人授权委托书的法人委托人。法人委托人必须在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约，但经特别授权并发给委托证明的例外。
签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。
经济合同除即时结帐者外，应一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本。
合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是：（ 1） 部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。（ 2） 正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价钱金额必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。（3） 结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。
签订经济合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。这样，一旦发生纠纷我们就可以避免许多现实中麻烦。
签订购货合同应以现货为主，并坚持经销定进原则；付款尽可能采用托收承付，如需预付货款或定金的须注明其生效条件和违约责任。签订销货合同应以现款为主，不得随意赊销。
合同的审核。
有条件的企业应设置专门的法律顾问室或指派专人负责管理合同，同时设定签订合同的审批权限。审查合同时应注意以下要点：（1）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和公司规章制度的规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。（2）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。（3）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
经济合同纠纷的处理
企业在处理纠纷时，内部应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。合同纠纷的提出，（加上我方与对方当事人协商处理纠纷的时间）应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁的足够时间。同时必须尽量收集下列证据材料： 经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等； 送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；货款的承付、托收凭证，有关财务账目；产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；有关违约的证据材料；其它与处理纠纷有关的材料。
对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
企业必须认真做好合同管理和基础工作。（1）建立合同档案。每一份都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。（2）建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台账和总台账。每个企业应设一个总台账。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。（３）制作“合同情况月报表”。各企业应每月将上月合同的履行情况制成月报表。（4）为保证合同内容的合法性，同时也为了避免给公司造成不必要的损失，禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同书或介绍信等，如确有需要，须经特别批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理准销手续。



商务部


商务部办公厅关于当前开展中新劳务合作有关问题的紧急通知

商合字[2003]27号

　
各省、自治区、直辖市及计划单列市外经贸委（厅、局），中国对外承包工程商会：

　　2002年3月，受新加坡建筑市场不景气、中新劳务合作过程中出现多起劳务纠纷和突发事件以及市场经营秩序混乱等因素影响，新加坡政府暂停引进中国建筑劳务。近日新加坡政府通告中国驻新加坡大使馆，自今年7月1日起，开始恢复受理在新注册为B2级以上的建筑企业申请引进中国建筑劳务，并准备在今年下半年对引进中国劳务的整体情况进行评估，以确定是否自2004年全面恢复引进中国建筑劳务，对目前已通过设在北京、南京、杭州的4个赴新建筑劳务考试中心考试但尚未派出的劳务人员，由中国商务部统一安排，新方不再单独安排。

　　新加坡决定恢复引进中国建筑劳务将有效缓解自新方采取暂停措施以来中资建筑企业面临的严重人力资源短缺问题，有利于我在新承包劳务业务的发展。但由于近年来新建筑业不景气，大量建筑企业出现财务危机，不少企业濒临破产，目前向新大量派遣建筑劳务风险较大，中国驻新加坡大使馆建议国内今年内对输新建筑劳务项目严格控制，重点解决具有一定规模的中资建筑企业的用人需求及向部分资信状况良好的新加坡建筑企业派出劳务，防止因国外公司倒闭带来我外派人员工资拖欠等问题。

　　为整顿和规范新加坡市场经营秩序，根据商务部、中国驻新加坡大使馆的建议，目前中国对外承包工程商会正在制定新的《输新加坡劳务协调管理办法》（以下简称《办法》），主要内容包括：优化经营主体，重新核定输新劳务经营企业资格；对输新劳务经营企业实行动态管理；降低收费标准；加强行业自律等。《办法》将于近期下发执行。

　　为促进新加坡劳务市场全面恢复，保证中新劳务合作在规范的基础上健康有序发展，现就当前开展中新劳务合作的有关问题紧急通知如下：

　　一、在《办法》出台前，各省、自治区、直辖市及计划单列市外经贸委（厅、局）（以下简称“地方外经贸主管部门”）暂不受理对外劳务合作经营公司（以下简称“经营公司”）向新加坡派遣建筑劳务的申请，待输新劳务经营公司重新核定后开始恢复。

　　二、暂缓4个赴新建筑劳务考试中心的劳务考试工作，恢复后只受理重新核定的经营公司提出的考试申请，并将有关资料通报我驻新使馆（经商处，下同）。

　　三、对已通过新加坡政府考试合格的建筑劳务，由原经营公司在征求中国对外承包工程商会意见并向我驻新使馆申请《外派劳务项目确认函》后，报地方外经贸主管部门进行项目审查，经批准后签约派出。

　　（一）经营公司在向我驻新使馆申请项目确认时，应同时提供新加坡人力部签发的PA和IPA文件，以便核实。

　　（二）地方外经贸主管部门要严格按《关于印发<对外劳务合作项目审查有关问题的规定>的通知》（外经贸合发[2002]137号）和《关于印发<对外劳务合作项目审查有关问题的补充通知>的通知》（商合发[2003]44号）的有关规定对输新劳务合作项目进行审查。

　　（三）严禁经营公司向新方雇主支付5000新元入境保证金或允许新方雇主从劳务人员工资中逐月扣除保证金。

　　（四）对不具备对外劳务合作经营资格的公司招收的且已通过新政府考试合格的劳务人员，地方外经贸主管部门要协调有关公司通过正规渠道派出。

　　（五）严格按照《关于转发<关于执行“办理劳务人员出国手续的办法”有关问题的补充通知>的通知》（商合函[2003]7号）的有关规定和程序开具《外派劳务人员出境证明》。

　　四、请加强与省内各有关部门的协调与配合，及时沟通信息，共同做好输新劳务工作。

　　五、有关工作进展情况、存在的问题和意见建议请及时报告。

　　六、本《通知》自下发之日起执行。请地方外经贸主管部门速将本《通知》转发本地区有关经营公司。中央管理的企业由中国对外承包工程商会转发。

　　特此通知

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　商务部办公厅
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○三年七月四日